Table des matières

Remerciements
Avant-propos
Introduction

CHAPITRE 1
Établir les bases d’un projet d’événement
1.1. Préciser la mission de l’événement
1.2. Établir les objectifs
1.3. Analyser le public cible et établir le profi l des participants
1.4. Compte rendu de la première rencontre

CHAPITRE 2
Les six étapes de la création du plan préliminaire
2.1. Étape 1 – Défi nir le contenu sommaire et la durée de l’événement
2.2. Étape 2 – Déterminer les besoins principaux et secondaires
2.3. Étape 3 – Choisir la période idéale pour la tenue de l’événement
2.4. Étape 4 – Repérer des sites qui pourront répondre à vos besoins
2.5. Étape 5 – Bâtir un échéancier général et évaluer le personnel nécessaire
2.6. Étape 6 – Établir les revenus et les dépenses pour préparer un budget provisoire

CHAPITRE 3
L’implantation de l’événement
3.1. L’hébergement et la restauration
3.2. Les activités/animations
3.3. Le côté technique et visuel
3.4. Les équipes de travail, les demandes de soumission, les contrats et les outils de planifi cation

CHAPITRE 4
Les éléments de communication
4.1. Annonce de l’événement
4.2. Invitations et inscriptions
4.3. Accueil et identifi cation des participants
4.4. Cadeaux et objets promotionnels
4.5. Matériel imprimé

CHAPITRE 5
Organiser un tournoi de golf et une réunion des Fêtes
5.1. Organiser un tournoi de golf en 37 étapes
5.2. Planifi er une réunion des Fêtes (party de Noël) en 26 étapes

CHAPITRE 6
Les imprévus ou comment éviter les mauvaises surprises
6.1. Urgences médicales et station de premiers soins
6.2. Liste de numéros de téléphone d’urgence
6.3. Assurances
6.4. Événement en plein air
6.5. Plan B
6.6. Sécurité
6.7. Kiosque d’objets ou d’enfants perdus
6.8. Salles de bain et toilettes mobiles
6.9. Personne à mobilité réduite ou handicapée
6.10. Poubelles et entretien
6.11. Systèmes de communication
6.12. Livraisons
6.13. Mise à jour du budget
6.14. Trousse de survie
6.15. Liste de « Matériel à ne pas oublier »
6.16. Il y a toujours une solution !

CHAPITRE 7
Le « jour J », le démontage et le bilan
7.1. Le « jour J »
7.2. Le démontage
7.3. Le bilan

CHAPITRE 8
La créativité et les tendances
8.1. La créativité ou comment sortir des sentiers battus
8.2. Développer un événement écoresponsable
8.3. Les outils technologiques

Annexes – Outils de planifi cation
Annexe A – Évaluation des besoins principaux et secondaires
Annexe B – Besoins en hébergement, en restauration et en salles
Annexe C – Dispositions de salle
Annexe D – Échéancier provisoire
Annexe E – Budget préliminaire
Annexe F – Besoins pour ateliers, conférences et formations
Annexe G – Demande de soumission
Annexe H – Exemple d’une liste des tâches
Annexe I – Exemple de scénario
Annexe J – Inventaire de la « Trousse de survie »
Annexe K – Liste du « Matériel à ne pas oublier »
Annexe L – Bilan de l’événement

Sites Internet de référence
Bibliographie